الوصف الوظيفي لمسمى "مدير مكتب"

تسعى مؤسسة دالية إلى تعيين موظف/ة بدوام كامل لوظيفة مدير مكتب، ممن لديه/ا الكفاءة المهنية، والشغف في فلسفة وعمل مؤسسة دالية، والتي تتمثل في حشد وإستخدام الموارد المتاحة، لتعزيز مفهوم العطاء المجتمعي، وتحقيق التنمية التي يقودها المجتمع الفلسطيني، بعيداً عن المصادر الخارجية التي تحول دون معالجة أولوياتنا كمجتمع فلسطيني. على من ت/يرغب بالتقديم للوظيفة ارسال السيرة الذاتية مع رسالة توضح سبب رغبة المتقدم/ة بالعمل لدى مؤسسة دالية. نستقبل الطلبات على الايميل info@dalia.ps، الرجاء كتابة المسمى الوظيفي في خانة الموضوع. الموعد النهائي للتقديم 10/10/2017 ظهراً. سيتم النظر في الطلبات المستوفية لما سبق، وسنقوم بالإتصال فقط بقائمة المؤهلين للمقابلة.


"الوصف الوظيفي لمسمى "مدير مكتب

دالية هي مؤسسة مجتمعية تأسست عام 2007 بجهود مجموعة من أفراد المجتمع الفلسطيني في الضفة الغربية، القدس، قطاع غزة، بالإضافة إلى الداخل المحتل عام 1948 وفلسطينيي الشتات في كافة أنحاء العالم. نتميز في دالية بالتنوع من حيث العمر، الجنس، والخلفيات الدينية والسياسة، وتوحدنا رؤيتنا – من أجل إدراك حقوقنا كفلسطينيين في التحكم بمواردنا وتحقيق تنمية مستدامة تنعم بها الأجيال القادمة. أما رسالتنا، فتتلخص في حشد واستخدام كل الموارد اللازمة وبالشكل الملائم لتمكين وخلق مجتمع مدني مستقل، مسؤول، ونابض بالحياة تسوده الشفافية والمحاسبة.  

الوصف الوظيفي:

ستمكن هذه الوظيفة وحدة الدعم الإداري في مؤسسة دالية من دعم العمليات الإدارية، والمالية، والبرامج. يتطلب هذا المنصب تقديم الدعم والتنسيق على أعلى المستويات. وبالتالي، فهي تشتمل على المهام والمسؤوليات التالية: المالية، الإدارة، المشتريات، الموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات (ذات الصلة). كما وتشمل الوظيفة:

  • تقديم التقارير للمدير التنفيذي.


المهام والمسؤوليات:

1. المحاسبة (الأمور النقدية):

  • التعاون مع المحاسبة في عمليات صرف الرواتب، وعلى علاقة المؤسسة مع البنوك المحلية.

  • الإشراف على صندوق النثرية وتحضير كشوفات المصاريف وطلبات التغذية.

  • إصدار الشيكات، ومتابعة المصادقة عليها وتولي المدفوعات.

  • إعداد المطالبات المالية لمصادقتها، ومتابعة تحصيل المستحقات المالية للمؤسسة مع مختلف الأطراف.

  • تطوير استراتيجية إدارية لحصر ومتابعة وحساب كافة أصول المؤسسة، بما في ذلك الأصول المادية.

  • التعاون مع المحاسب لمتابعة المعاملات المتعلقة باتفاقيات الرعايات المالية .  

2. المشتريات:

الإشراف على كافة عمليات تحديد السلع والخدمات اللازمة من أجل شرائها، بغرض تلبية احتياجات المؤسسة. وتشمل هذه المهمة أيضا إدارة العلاقات مع الموردين الرئيسيين وأصحاب العقارات، وضمان توثيق جميع أنشطة الشراء بشكل صحيح، بالإضافة الى التأكد من الحصول على كافة التصاريح والموافقات المناسبة مسبقا.

3. إدارة الموارد البشرية:

  • الإشراف على كافة الأمور الإدارية لعمليات التوظيف، تجهيز عقود الموظفين، والوصف الوظيفي لهم، بالإضافة الى توجيه الموظفين الجدد والإشراف عليهم.

  • الإشراف على مراقبة سجلات الدوام، الإجازات وأذونات المغادرة، وتقديم تقارير متابعة الموارد البشرية في المؤسسة.

  • الإشراف على أي ترتيبات تخص "تأمينات الموارد البشرية" لطاقم موظفي المؤسسة.

  • متابعة بناء قدرات طاقم المؤسسة والتدريب.

4. المهمات الإدارية والتنسيق:

  • ضمان تطوير وحفظ جداول ومفكرات تنظيمية سنوية.

  • إنشاء وتحديد مهام سير العمل بالإضافة الى متابعة موظفي الاستقبال الذين هم تحت الإشراف، والموافقة عليهم، والتأكد من أنهم على دراية تامة وفهم لكافة مسؤولياتهم، والإشراف على حصولهم على جميع تدريبات بناء القدرات اللازمة من أجل ضمان تطور أداءهم الوظيفي.

  • ضمان التنسيق الفعال للموظفين الإداريين في دعم البرامج التنظيمية للمؤسسة.

  • القيام بدور نائب المدير في حال غيابه، والتواصل معه بصفة مستمرة لمتابعة المسائل الطارئة في العمل.

  • تقديم الدعم الإداري في تنظيم وتوثيق كافة النشاطات والفعاليات في مؤسسة دالية، مثل اجتماعات مجلس الإدارة والجمعية العمومية وطاقم العمل، بالإضافة الى دعم طاقم المؤسسة في عقد ورش العمل.

  • جمع المعلومات والبيانات للتقارير السنوية، وإعداد مسودة أولية من التقرير السنوي وتقديمها للإدارة، ومتابعة المطبوعات بشكلها النهائي.

  • متابعة الأمور الادارية العامة بالتعاون مع المدير التنفيذي، ومتابعة المعاملات مع الجهات الخارجية (مثل الوزارات والجهات الحكومية والمؤسسات الأخرى).

5. تكنولوجيا المعلومات:

  • إدارة ومتابعة البريد الإلكتروني الرسمي للمؤسسة، والتأكد من الرد على كافة الرسائل الإلكترونية الواردة من قبل طاقم العمل المختص، والاحتفاظ بكافة السجلات.

  • التنسيق مع الموردين ومزودي الخدمات للتأكد من وجود بنية تحتيه ومعدات تكنولوجية مناسبة، والعمل على متابعة صيانتها وحمايتها، بالإضافة إلى التأكد من أن طاقم المؤسسة مدرَّب بالشكل المناسب لاستخدام كافة الأنظمة التكنولوجية واتباع الاجراءات والسياسات المناسبة في مجال تكنولوجيا المعلومات.

  • التنسيق مع الموردين ومزودي الخدمات للتأكد من تأمين وصيانة كافة الأصول المادية والمعلومات الخاصة بالمؤسسة بما يتماشى مع السياسات التنظيمية.

  • تحديث البرامج الإلكترونية او التنسيق مع الموردين ومزودي الخدمات لضمات تطوير كافة أنظمة وبرامج تكنولوجيا المعلومات، من أجل دعم الأداء الوظيفي لطاقم المؤسسة  وكذلك سهولة سير العمليات فيها.

6. مهام عامة:

  • المشاركة في المجموعات واللجان التي تشكلها مؤسسة دالية وفقا لما تقتضيه الحاجة من أجل تطور العمل فيها.

  • تطوير وتحديث سياسات المؤسسة حسب تعليمات المدير التنفيذي

  • الحفاظ على ملفات المؤسسة كافة والسجلات القانونية ومحاضر اجتماع الهيئة العامة ومجلس الإدارة

  • متابعة عمل الصناديق المجتمعية وسياسات المنح من خلال مؤسسة دالية حسب تعليمات المدير التنفيذي

  • الحفاظ على مفات الموظفين والمتطوعين

  • القيام بأية مهام أخرى وفقا لتوجيهات المدير التنفيذي.



المؤهلات:

  • شهادة البكالوريوس في إحدى التخصصات التالية: إدارة أعمال، الإدارة العامة، إدارة العمليات، إدارة مكاتب، إدارة الموارد البشرية أو أي تخصص ذو صلة.

  • خبرة عملية لا تقل عن عامين في إحدى المجالات ذات الصلة.

  • مهارات عالية في كتابة الرسائل الرسمية باللغة العربية.

  • الحصول على تدريب أو توفر الرغبة والإمكانية للحصول على تدريبات في مجال إدارة الموارد البشرية.

  • مهارات اتصال وتواصل كتابية وشفوية ممتازة، بما في ذلك القدرة على العمل بشكل فعال كجزء من فريق على مستوى عالي من التنوع.

  • مهارات حاسوب ممتازة تشمل المعرفة بكافة برامج مايكروسوفت (Excel, MS Word, Power Point )، بالإضافة الى خبرة في استخدام تطبيقات الانترنت وقواعد البيانات.

  • القدرة على العمل مع الحد الأدنى من الإشراف، تحت الضغط، الالتزام بالوقت ومواعيد التسليم النهائية، بالإضافة الى متابعة كافة تفاصيل العمل.

  • درجة عالية من الالتزام والنزاهة، والمهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

  • الاتصال الفعال والكتابة باللغة العربية، واللغة الإنجليزية.